西日本鉄道株式会社の鉄道事業本部 施設部 駅施設課では、これまでExcelと図面が登録されたシステムの2つを使って施設管理を行っていました。Excelには駅に設置されているエレベーターやエスカレーターのメーカーや型番、設置年といった情報や点検した結果を入力しているほか、駅舎の修繕履歴や予算の管理にも使用。それだけでなく、施設部 駅施設課では駅舎の不具合を入力するのに、土木や電気を扱う部署で使用しているシステムも利用していました。

しかし、土木や電気の部署では使いやすいシステムである反面、駅の施設管理の業務にはマッチしていないという課題を抱えていました。さらにExcelでも施設管理をしていたため、入力する際も入力した情報を探す際も、2つのツールを使わなくてはいけないという手間が発生していました。そこでそれらをまとめて一元化したいとかねてから考えていました。

そんなときに出会ったのが、MENTENAでした。MENTENA導入の決め手になった理由は2つ。1つ目は、MENTENAを使ってどのようなことができるかという詳しい説明を受けたことで、実際にMENTENAを使い、施設管理をしている状況がイメージしやすかったこと。2つ目は費用面でした。通常こういったシステムの導入には初期費用で数百万円前後かかりますが、MENTENAは初期費用が無料で、月額費用もそれほど高額ではないため、「この費用なら導入できる」と導入を決意するに至りました。

また、MENTENAがサーバー型ではなくクラウド型だったことも理想的でした。サーバー型は自社での管理が必要になるため管理費用がかかりますが、クラウド型なら保守やメンテナンスはすべてお任せできます。同社のシステムに合わせて運用できるということもあり、すんなりとMENTENAの導入が決まりました。

実際にMENTENAを導入した後も、念のためということでしばらくはExcelと平行して使っていましたが、体感的に「MENTENA一本にしたらとても楽になる」と感じました。施設管理項目を入力するという点はMENTENAもExcelも同じですが、入力した項目を検索するという作業においてMENTENAの使いやすさを実感しており、調べものをする際にかかる時間をおおよそ半減できています。というのも、これまでは施設に関して調査する必要が発生した際、Excelやまとめた資料を確認しつつ、時には現場まで出向いて確認する必要がありました。調査先がオフィスから離れた駅舎の場合は往復に時間がかかるため、場合によっては1つの調べものだけで半日を費やすこともありました。しかし、MENTENA導入後はパソコンですべての情報がすぐに調べられるため、調査する時間が大幅に短縮されました。

また、Excelに入力する際にスタッフがそれぞれ違う書き方や表現で入力していたため、Excelから検索するのは容易ではありませんでした。しかし、MENTENAでは項目に沿って情報を入力できるため、記載方法を統一でき、検索がとても容易になり、作業が効率化されました。さらに、MENTENAのカスタマーサクセスチームからデータ入力をはじめとした当社の施設管理方法にマッチした、より使いやすくカスタマイズする方法を教えていただくなど、手厚いサポートにも満足しています。

そして、当社では施設点検の記録を残すフォームに写真を貼り付けて使用しています。文章の記録と写真を合わせて保存できることで、後からチェックする際もひと目で的確に施設の情報がわかるようになりました。また、これまではできなかった「時系列での情報の確認」も、MENTENAなら可能です。整理された情報を一瞬で照会できるようになり、業務が大きく効率化されています。

月に一度の導入後サポートミーティングでは使い方でわからない点や困っている点はその都度丁寧にアドバイスしていただき、問題を解決しているため、スムーズにMENTENAを使用できています。

また、当社では今後、他部署でもMENTENAを導入して連携することを想定し、同社のシステム・使い方に合わせたマニュアルを独自に作成しました。他部署の社員でもMENTENAをすぐに理解して使えるようにと下地を整えています。というのも、施設管理の予算に関して他部署から問い合わせが来ることがあるのですが、予算の管理もMENTENAで行っているため、「部署をまたいで皆がMENTENAを使えば、ちょっとした手間が減り一瞬で仕事が片付く」と考えています。部署をまたいでMENTENAを使用することで、会社全体としての作業効率化も実現できるのではないかと期待しています。