株式会社FAプロダクツは製造業のスマートファクトリー化を支援する企業として、2011年に創業しました。製造業における設備の稼働監視や故障予知、生産シミュレータやロボットシステムなどを企画製作、そして販売を行っています。その他にも、お客様から製造設備の保全業務について委託を受け、当社が実施する業務も行っています。

委託された製造設備の保全業務では、委託元となるお客様と、実際に製造工場を動かしているお客様、そして当社といった具合に、複数の企業が関わることが多くなってきます。当社では、1対1ではもちろん、複数の企業が関わる場合はとくに情報共有を密に行うべきと考えています。それは保全業務という役割が緊急性を伴い、さまざまな予測部分に関してもリアルタイムの情報共有が大切だからです。

しかし実際には各社がドキュメントを個別に作成し、その都度共有していたため、管理が煩雑になっていました。これでは書類やドキュメントを探すのに時間を要してしまい、突発対応が必要となった場合に即応できないのでは、という懸念もありました。

実は当社にも、情報共有を行うための、いわゆる自社ツールがありました。一方でこのツールは1対1で利用することが前提であり、3社以上の情報共有には不向きです。そのためスケジュール管理や案件管理を個別に行う必要があり、Googleスプレッドシートなどを活用して業務を行っていました。

Googleスプレッドシートなどは複数名がリアルタイムで情報を編集・共有できるため、便利に使え、 一見すると情報の一元管理を実現しやすいツールだできている と思われがちです。しかし私たちは、ただドキュメントをひとつのサービス内に格納しただけでは、情報共有の要である「一元管理」には程遠いと考えています。
例えばマニュアルなどのドキュメント管理。Googleスプレッドシート内にドキュメントを格納していたとしても「探す」ことに時間がかかってしまっては意味がありません。目的のドキュメントをすぐに見つけ出せないということは、たとえ一箇所にファイルを保管できたとしても、それは一元管理とは呼べないのです。
さらにやっと見つけたドキュメントが最新版ではなかったり、作成者が個人保有していたりすることも少なくありません。

これらはGoogleスプレッドシートなどの利点でもある、自由度の高さが原因です。そこでFAプロダクツでは、パッケージ化された、いわばルールの決まっているツールを探しており、こうして出会ったのがMENTENAでした。

MENTENAは設備保全のために作られた専用のツールであり、しっかりとしたルールが設けられています。ルールが設けられていると聞くと、利用可能なシチュエーションがガチガチに固められていると捉えられる場合もありますが、そうではなく、MENTENAは「応用が効く」パッケージだといえるでしょう。

この応用力は強力で、例えば今回の懸案のひとつであった、3社を跨ぐ利用や情報共有もMENTENAなら可能です。これは比較検討した他社のツールでは実現が難しかった機能であり、導入決定における大きなポイントでもありました。
こうしたルールはドキュメント管理にも有効です。MENTENAの導入後は、決まったルールに合わせて運用することにより、必要なドキュメントを探す時間が大幅に削減できたのです。

このように、MENTENAの導入により、製造機器の保全業務で重要な「情報の一元管理」と「円滑な情報共有」の両立が実現しました。
さらに新たなビジネスにも寄与しています。それが「部品管理」です。これまで3社間での情報共有に不安があったため、部品管理までは行えなかったという現実がありました。しかし、MENTENAの導入後はこうした不安が払拭できたため、サービスとして提供を開始することができました。

MENTENAを導入したことにより、業務効率の向上も図れています。例えば顧客への定期点検に関する報告業務です。これまでは報告のために改めて資料を作成していましたが、MENTENA導入後はこうした作業が大幅に削減できました。
これは実際に保守作業を行った記録情報を、MENTENAの画面をそのまま見せて報告できるからです。MENTENAは保全業務を実施する中で、実際にどのような作業を行ったのかといった処理結果も見せられるため、顧客からの信頼もより深くなったと実感しています。

その他にもドキュメント作成において、MENTENAによって大きく業務効率が改善されています。装置の納品時にはお渡しするドキュメントが多く、厚さ十数センチにも及ぶ数冊の冊子になる場合もあります。量が多いため、見返したり最新化したりといった場面でも、多くの時間が費やされていました。これを解決したのもMENTENAです。
もともとドキュメントはPCで作成しているため、印刷するかわりにPDF化するだけで、MENTENA上で共有可能です。これによりドキュメントをデジタル上で送付・最新化できるため、手間が大きく削減できました。先に述べたようにドキュメントの検索性も高く、業務の効率化に加え、重要なポイントである情報の一元管理をも実現したのです。

MENTENAは多くの企業が悩んでいる、保全業務に関する情報の一元管理と、円滑な情報共有を実現してくれます。そして製造機器の保全業務という、私たちが提供するビジネスにおいても、強力な武器になってくれると期待しています。