設備保全におけるペーパーレス化のメリットと管理システム導入のコツ

設備保全におけるペーパーレス化の必要性

 

設備の安定稼働には、定期的な点検や必要に応じた部品交換、修理といった設備保全が必須です。設備保全に関わる業務は多岐に渡り、点検や管理においては計画表やチェックリストなど多くの書類を使用することも。

 

たとえば点検業務では、紙のチェックリストに点検結果を記し、後からエクセルやシステムに入力するといった流れが一般的でしょう。しかし、紙の書類をベースとしたオペレーションには以下のような弱点があります。

 

＜紙ベースの書類管理で生じる弱点＞

• ✓ チェックリストの内容をエクセルやシステムへ手入力する場合、手間がかかる
• ✓ チェックリストの内容をエクセルやシステムへ手入力する場合、転記ミスのリスクがある
• ✓ 設備ごとに計画表やチェックリストなどの書類を用意すると、膨大な量となる
• ✓ たまった大量の書類から必要な情報を探し出すのが難しい
• ✓ 紙で管理されたデータは分析・活用が難しい

 

 

こうした不都合を軽減するのが、設備保全管理システム導入によるペーパーレス化です。設備保全管理システムとは、保全管理業務全般をサポートし、設備の状態を可視化できるシステムを表します。CMMS（Computerized Maintenance Management System）とも表記され、導入するシステムの種類によっては設備点検の進捗管理に加えて部品の在庫や保全計画、マニュアルの管理・共有、設備に合わせたカスタマイズなども可能です。

 

設備保全管理システム導入によるペーパーレス化の推進には、業務の効率化やコスト削減が見込めるなど、数々のメリットがあります。

 

業務が効率化し生産性が向上する

 

まず挙げられるのが、ペーパーレス化による業務の効率化と生産性の向上です。設備保全管理システムを活用すると、紙ベースのチェックリストを記入段階からオンライン化でき、結果の入力や分析にかける時間を短縮できます。正確な状況分析が可能となり、設備保全業務の質が上がり、設備の稼働効率や生産性の向上も期待できるでしょう。部署内外への情報共有がスムーズになるのもポイントです。

 

コスト削減を目指せる

 

コスト削減を目指せる面も設備保全管理システム導入によるペーパーレス化のメリットです。これまでかけていた用紙代や、インク代などのプリンター機器に関わる費用だけでなく、書類の廃棄費用まで削減できます。

 

設備保全管理システムの導入とペーパーレス化で設備保全計画や点検結果を適切に管理できれば、設備の無駄な部品交換が減り、交換業務にともなう費用も圧縮できます。

 

多様な働き方に対応できる

 

設備保全管理システム導入によるペーパーレス化が定着すれば、働き方の選択肢も広がるでしょう。オンラインで入力された情報は、パソコンやタブレットがあればどこにいても確認でき、業務内容によっては時間や場所にとらわれずに仕事を進められます。

 

情報のセキュリティ強化が可能

 

電子化した書類やデータは紙ベースと異なり、紛失や汚損のリスクが低いこともポイントです。アクセス権限や閲覧権限を設けられるため、情報漏洩対策もできます。

 

企業の社会的なイメージが向上する

 

設備保全管理システム導入によるペーパーレス化は、SDGsや環境保全の観点でもプラスとなります。紙の使用量削減は、企業が負う社会的責任の一翼を担い、イメージアップにも貢献するでしょう。

 

設備保全管理システムの導入方法と注意点

 

業務のペーパーレス化を目標に設備保全管理システムを導入する際は、徹底したリサーチと導入準備が不可欠です。現場や設備にマッチするシステムを選定し、現場担当者が違和感なく使いこなせるよう、手厚いフォローを心がける必要があります。導入時におさえておきたいポイントをまとめました。

 

設備保全管理システムの種類を知る

 

設備保全管理システムには大きく3種類のタイプがあり、それぞれ特徴が異なります。まずはシステムの種類を把握することからはじめましょう。

 

＜設備保全管理システムの種類＞

• ✓ クラウド型
• ✓ オンプレ型（オンプレミス型）
• ✓ 業界特化型

 

 

クラウド型は、自社内サーバーやソフトウェアを準備せずに利用できるサービスです。初期費用が安く、短期間で導入でき、拡張性にも優れています。対してオンプレ型は、システムを一から構築するサービスです。カスタマイズ性が高い反面、サーバーの準備やソフトウェアの購入が必要となります。

 

業界特化型は特定の業界を想定しており、発電所特化型、プラント業界特化型などがあります。

 

自社に合った設備保全管理システムを選定する

 

設備保全管理システム導入の恩恵を十分に受けるには、前項で挙げた種類ごとの特徴を踏まえ、自社に適したシステムの見極めが重要です。設備保全管理システムを選ぶ際に参考となるチェックポイントを紹介します。

 

＜設備保全管理システム導入時の確認ポイント＞

• ✓ 対応業種の範囲
• ✓ 基本機能
• ✓ オリジナル機能
• ✓ インターフェイスの見やすさ

 

 

設備保全管理システム選定の際は、まずは対応業種の範囲を確認し、自社の業務・設備に適応するか見極めます。次に設備保全管理システムの基本機能に注目し、自社にとって必要な機能が備わっているか確認しましょう。複数のシステムを比較し、オリジナル機能やカスタマイズできる機能があるかも参考にします。

 

設備保全管理システムは日常的に使用するため、実際にインターフェイスを見て、視認性や操作性をチェックすることも重要です。たとえば、感覚的に使いこなせるインターフェイスを有するシステムを選ぶと、年齢や国籍に関わらず誰もが簡単に操作でき、多様化する人材に幅広くマッチします。自社のカラーや現場担当者の個性に合わせて優先項目を決めてチェックすると良いでしょう。

 

設備保全管理システムでペーパーレス化する際は慎重に

 

設備保全管理システムを導入し、ペーパーレス化を推進するには、現場担当者をはじめとした社員の協力が不可欠です。

 

事前に設備保全管理システムの導入を広く周知し、必要性やメリットの説明を通してペーパーレス化への理解を求めましょう。期待できる効果やコスト削減額を具体的に伝えると、賛同を得やすいです。

 

ペーパーレス化へのシフトは急激に進めると現場の混乱や反発を招きます。はじめは特定の設備、特定の部署など、狭い範囲から導入を開始し、理解を得ながら徐々に範囲を広めていくのがコツです。現場担当者からの質問に都度対応できる窓口を設けるなど、フォロー体制も整えましょう。

 

最後に

設備保全管理システム導入によるペーパーレス化には、業務の効率化や生産性の向上、コスト削減、企業のイメージアップ、といった多様なメリットがあります。多岐に渡る候補から自社に適した設備保全管理システムを絞る際は、基本機能に加えて視認性や操作性の高さにも注目しましょう。

 

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