作業手順書の作り方をチェック！製造業に必要な内容と効果的な運用ポイントを解説

作業手順書とは？製造業で求められる背景

作業手順書とは、一連の作業における手順を簡潔にまとめたもの。担当作業員の安全を確保しつつ、間違いや抜けを防ぐために作成します。

 

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作業手順書とマニュアルとの違い

作業手順書と似た用語に、「マニュアル」があります。両者の違いを整理してみましょう。
マニュアルとは、特定の業務や操作を行う際に必要なノウハウやルール、業務の背景などをまとめたドキュメントです。　マニュアルが業務全体の理解を助けるものであるのに対し、作業手順書は作業内容に関してより具体的な手順に特化して記載されている点で違いがあります。

 

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作業手順書・マニュアルの必要性

当社独自で2024年5月に保全担当者を対象に実施したアンケート結果では、「工場を安定に稼働させる上での保全担当の役割で優先度が高いもの」として、「作業手順のマニュアル化」と回答した人が全体の30.8％で最多となりました。

一方で、作成担当者も他の業務で忙殺されているなか、「必要だけど緊急性は低い」タスクとして作業手順書やマニュアル作成が後回しにされてしまう場合があります。

 

製造業で作業手順書を作成するメリット・デメリットを整理

作業手順書には、多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。いきなり作り始める前に今一度、両者を理解したうえで、作業手順書の作成・運用を行うことが重要です。

 

主なメリット・デメリットをそれぞれ表にまとめましたので必要に応じて確認してください。

メリット：作業効率向上、品質安定、属人化防止など

作業手順書を作成する主なメリットは以下の通りです。

 

メリット	説明
作業効率の向上	作業手順を明確化することで、作業者が迷うことなく作業を進められるため、作業時間の短縮に繋がります。作業の標準化により、無駄な作業や手戻りを減らすことも可能です。
作業品質の安定化	作業手順書に基づいて作業を行うことで、作業者によるバラツキが減少するため、品質の安定化に貢献します。誰が作業を行っても一定水準以上の品質を確保できるため、顧客満足度の向上にも繋がります。
属人化の防止	作業手順書を作成し共有することで、特定の担当者に作業が集中する属人化を防ぐことができます。担当者の不在時や異動時にも、スムーズに業務を引き継ぐことが可能になります。
教育コストの削減	作業手順書は新人教育にも活用できます。手順書に従って作業を行うことで、新人は効率的に業務を習得できます。OJTの負担軽減にも効果的です。
作業の安全性向上	安全に関する注意事項を作業手順書に記載することで、作業中の事故やミスを未然に防ぐことができます。特に危険を伴う作業では、手順を明確にすることで安全性を高めることが重要です。
継続的な改善	作業手順書を定期的に見直すことで、作業プロセスの改善点を発見しやすくなります。より効率的で安全な作業方法を確立することで、生産性向上に繋がります。

 

上記以外にも、作業手順書は業務の可視化、作業ミス発生時の原因特定の容易さ、業務改善の促進などのメリットをもたらします。

デメリット：作成時間、マンネリ化リスク

作業手順書を作成するデメリットは以下の通りです。

 

デメリット	説明
作成時間の確保	作業手順書の作成には、作業工程の洗い出し、内容の記述、図表の作成など、一定の時間を要します。担当者の負担を軽減するため、効率的な作成方法を検討する必要があります。
作業のマンネリ化	手順書に厳格に沿って作業を行うことで、作業がマンネリ化し、改善意識が低下する可能性があります。定期的な見直しやフィードバックの収集を通じて、柔軟な運用を心がけることが重要です。
維持・更新の手間	作業内容の変更や改善に伴い、作業手順書も更新する必要があります。更新を怠ると、手順書の内容と実際の作業に齟齬が生じ、混乱を招く可能性があります。
過剰な文書化	すべての作業を事細かに文書化すると、作業手順書が煩雑になり、かえって作業効率を低下させる可能性があります。重要な作業に絞って文書化するか、簡潔でわかりやすい記述を心がけることが大切です。

 

デメリットを最小限に抑えるためには、作業手順書作成ツールを活用したり、作成・運用体制を整備したりするなどの工夫が必要です。

製造業における作業手順書の作り方

 

それでは、実際に作業手順書の作り方を確認してみましょう。

効果的な作業手順書を作成するために、以下の4つのステップを踏むといいでしょう。

 

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作業手順書をタスクに紐づけて現場でいつでも参照できます。

①作業工程の洗い出し

まずは、作業の開始から終了までの全工程を洗い出します。見落としを防ぐために、以下のポイントを意識しましょう。

 

• 準備段階から後片付けまで含める：作業開始前の準備や、作業終了後の後片付け、清掃なども手順に含めることで、作業全体の効率化を図り、安全性を確保します。
• 現場担当者へのヒアリング：実際に作業を行う担当者から直接ヒアリングすることで、現場の実態に即した手順を把握できます。経験豊富な技術者だけでなく、新人の意見も取り入れることで、潜在的な問題点や改善点の発見につながります。
• 作業現場の観察：実際に作業現場を観察することで、作業の流れや手順を視覚的に確認できます。写真や動画を撮影することで、後から手順書作成時に役立ちます。
• チェックリストの活用：事前に作成したチェックリストを用いることで、作業工程の洗い出しを漏れなく行えます。既存のチェックリストを参考にしたり、現場の状況に合わせてカスタマイズしたりすることで、より効果的に活用できます。

 

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②作業内容の細分化

洗い出した作業工程を、さらに細かい作業内容に分割します。このステップでは、以下の点に注意しましょう。

 

• 1工程を複数のタスクに分解：各工程をできるだけ小さなタスクに分解することで、手順を明確化し、作業の効率化を図ります。1つのタスクは、5分以内で完了できる程度の粒度が理想です。
• 具体的な行動を記述：「〇〇を確認する」だけでなく、「〇〇を目視で確認する」「〇〇をメーターで計測する」といった具体的な行動を記述することで、誤解やミスを防止します。５W1Hを意識すると、より詳細な記述が可能になります。
• 必要な情報も併記：各タスクに必要な情報（使用する工具、材料、設定値など）を併記することで、作業の円滑な進行をサポートします。また、タスクごとの所要時間や注意点なども記載しておくと、作業計画の立案に役立ちます。

 

例えば、「機械の電源を入れる」という工程は、以下のように細分化できます。

 

手順	作業内容	必要情報	所要時間	注意点
1	ブレーカーのスイッチを確認する	ブレーカーの位置	1分	スイッチの位置を間違えないようにする
2	ブレーカーのスイッチを入れる	–	1分	確実にスイッチが入っていることを確認する
3	操作パネルの電源ボタンを押す	電源ボタンの位置	1分	長押しする必要があるか確認する

 

③作業内容の手順化

細分化した作業内容を、正しい順序に並べ替えて手順化します。この際、以下の点を考慮することが重要です。

 

• 作業の流れを意識する：作業は必ずしも直線的な流れではない場合もあります。分岐や繰り返しがある場合は、フローチャートなどを用いて視覚的に表現することで、作業手順をわかりやすく整理できます。
• 無駄な手順を省く：作業手順を整理する過程で、無駄な手順や重複している手順がないか確認し、必要に応じて削除または統合します。これにより、作業時間の短縮と効率化を図ることができます。
• 現場担当者との確認：作成した手順書を現場担当者と共有し、内容に誤りや不足がないか、実際に作業を行う上で問題がないかを確認します。フィードバックを反映することで、より実用的な手順書を作成できます。

 

④完成した作業手順書の校正を行う

最後に、完成した作業手順書を校正し、誤字脱字や表現の誤りなどを修正します。以下の点に注意して、最終確認を行いましょう。

 

• 誤字脱字のチェック：誤字脱字は、手順書の信頼性を損なうだけでなく、作業ミスにつながる可能性もあります。複数人でチェックを行うことも有効ですが、校正ツールや生成AIを活用するなど、最小の工数で見落としを防ぎましょう。
• 表現の統一：専門用語や略語の使用は避け、誰にでも理解できる言葉で記述します。また、表現を統一することで、手順書全体の可読性を向上させます。例えば、「確認する」と「チェックする」のように、同じ意味の言葉が混在しないように注意しましょう。
• レイアウトの調整：適切なフォントサイズ、行間、余白を設定することで、読みやすい手順書を作成します。図表や写真などを効果的に使用することで、視覚的な理解を促進することも重要です。ただし、あくまで使用者の理解を助けることが目的なので、細かなデザインにこだわる必要はありません。
• PDF化による配布：完成した作業手順書はPDF形式に変換して配布することで、改ざんを防ぎ、誰でも同じ内容を確認できるようにします。また、バージョン管理を行うことで、常に最新版の手順書を利用できるようにしましょう。

 

これらのステップを踏むことで、現場で活用できる質の高い作業手順書を作成できます。作成後も定期的な見直しや改善を行うことで、作業効率の向上や品質の安定化に繋げましょう。

製造業の業務効率を高める作業手順書の作り方ポイント

作業手順書は、誰にでも伝わるように作成する必要があります。質の高い作業手順書を作成するためのポイントをご紹介しましょう。

作業をまったく知らない人の視点で作成する

作業工程や内容を洗い出す際には、現場にまったく携わっていない人の視点で考えてみましょう。何気なく行っている作業であれば、意図せずに書き出し忘れてしまうこともあります。まずは細かすぎるほど書き出しておき、まとめるときに要否を判断してみる方法もおすすめです。

ペルソナ設定の活用

作業手順書を利用するであろう人物像（ペルソナ）を設定することで、より具体的な視点を持つことができます。年齢、経験、知識レベルなどを想定し、そのペルソナが理解できる言葉で記述されているか、迷わず作業を進められるかを意識しましょう。例えば、新入社員をペルソナとして設定した場合、社内用語や略語の使用は避け、丁寧に説明を加える必要があります。

読みやすさの工夫

初心者にとってわかりやすい手順書を作るためには、読みやすさにも配慮が必要です。箇条書きや番号付きリスト、表などを効果的に使用し、情報を整理して見やすく提示しましょう。また、文章は簡潔で具体的な表現を用い、長すぎる文章は避け、1文を短くまとめて記述することが重要です。さらに、重要な情報や注意点は強調表示することで、読み手の理解を促進します。

専門用語を少なくする

読み手がベテラン技術者か新人かによって理解度に差が生まれます。よって、作業手順書に専門用語は不要です。なるべく、かみ砕いた表現で記載するよう意識してください。現場に慣れていない新人がすぐに作業内容を理解できると、作業効率もアップするでしょう。

社内用語の統一

同じ意味を持つ用語が複数存在する場合、作業手順書全体で用語を統一することで、誤解を防ぎ、理解度を高めることができます。用語集を作成し、関係者間で共有することも有効です。例えば、「製品A」と「商品A」のように複数の呼び方がある場合は、どちらか一方に統一し、用語集にその旨を明記することで、混乱を避けることができます。

画像や写真を添付する

製造工程や機械の操作箇所などは、文章よりも画像や写真で記載したほうがわかりやすいケースもあります。初心者が理解しにくい工程では、できる限り見ればわかる工夫をしてみましょう。

動画の活用

複雑な作業手順を説明する際には、動画を活用することも効果的です。動画であれば、作業の流れをリアルタイムで確認することができ、理解度が深まります。特に、危険を伴う作業や、細かい動作が求められる作業においては、動画による説明が有効です。動画作成ツールも多数存在するため、比較的容易に作成・共有することができます。

適切な図表の種類の選択

図表や画像を活用する際は、その種類を適切に選択することが重要です。以下に、図表の種類と用途の例を示します。

 

図表の種類	用途
写真	実際の作業風景や機器の状態を示す
イラスト	概念的な説明や簡略化した表現
フローチャート	作業の流れや判断の分岐点を示す
表	複数の項目を比較したり、数値データを整理して示す
グラフ	データの推移や傾向を示す

 

これらの図表を効果的に組み合わせることで、よりわかりやすい作業手順書を作成することができます。例えば、作業全体の概要をフローチャートで示し、各ステップの詳細を写真やイラストで説明するといった方法が考えられます。

 

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作業手順書に記載する内容

 

作業手順書に記載する必須項目は、作業の性質や規模、業界の規制などによって異なりますが、一般的に以下の項目が含まれると、作業の効率性、安全性、正確性が向上します。網羅的に記載することで、担当者以外が作業を行う際にもスムーズな引継ぎが可能となり、属人化を防ぐことにも繋がります。

 

また、作業手順書はISO9001などの品質マネジメントシステム（QMS）の構築にも役立ちます。

 

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基本情報

作業手順書の基本情報は、作業内容を一意に特定し、関連情報を素早く把握するために不可欠です。以下の項目を記載することで、作業の目的や対象を明確にし、誤解や混乱を防ぎます。

 

項目	説明	具体例
品名/製品名	作業対象となる品名または製品名を具体的に記載します。	〇〇装置　タイプX
作業名/工程名	実施する作業または工程の名称を明確に記載します。	〇〇装置定期点検作業
作業番号/工程番号	作業や工程に固有の番号を付与することで、管理や検索を容易にします。	P-1234
バージョン/改訂番号	作業手順書の改訂履歴を管理するために、バージョン番号または改訂番号を記載します。	Ver.2.0
作成日/改訂日	作業手順書の作成日と最終改訂日を記載することで、最新版の確認を容易にします。	2024年10月26日作成 / 2025年1月15日改訂
作業者/担当部署	作業を実施する担当者名または担当部署名を記載します。	製造部　〇〇チーム
必要な機材・工具	作業に必要な機材や工具をリストアップすることで、事前の準備をスムーズにします。型番や数量も記載すると、より正確な準備が可能になります。	トルクレンチ TW-01（1本）、六角レンチセット HX-01（1セット）、デジタルマルチメーター DM-01（1台）
必要な材料・部品	作業に必要な材料や部品をリストアップします。型番、数量、保管場所なども記載すると、作業効率が向上します。	ボルト A-123（4個）、ナット B-456（4個）、ワッシャー C-789（4個）
作業場所	作業を行う場所を具体的に記載します。建屋名、部屋番号なども含めると、より明確になります。	第1工場　組立室
作業時間（目安）	作業に必要な時間の目安を記載することで、作業計画の立案に役立ちます。	約60分

手順

作業手順は、作業を安全かつ正確に実行するための核となる部分です。各ステップを明確に記述し、図表や写真などを活用することで、理解度を高めます。以下の項目を参考に、作業内容に合わせて詳細な手順を記述してください。

 

項目	説明	具体例
ステップ	各手順を番号付きリストなどで順番に記載します。	1. 電源を切る。 2. カバーを開ける。 3. 部品Aを取り外す。
詳細な手順	各ステップで行う具体的な操作内容を詳細に記述します。あいまいな表現は避け、誰でも理解できるように記述することが重要です。	1. メインスイッチをオフにする。 2. ドライバーを使用して、カバーのネジを4本外す。 3. 部品Aを固定しているネジを2本外し、部品Aを取り外す。
図表・写真	複雑な操作や手順を視覚的に分かりやすくするために、図表や写真を活用します。特に、機械の操作方法や部品の取り付け位置などを説明する際に効果的です。	画像処理を活用した作業手順書を作成することも可能です。
チェックポイント	作業の途中で確認すべき事項や注意点などを記載します。作業ミスや事故を未然に防ぐために重要です。	ネジの締め付けトルクを確認する。
正常な状態	各ステップが完了した際の正常な状態を記述することで、作業の成否を判断しやすくします。	部品Aが正常に取り外され、内部に損傷がないことを確認する。
異常時の対応	作業中に想定される異常事態とその際の対応策を記載します。緊急時の連絡先なども含めると、迅速な対応が可能になります。	部品が破損している場合は、直ちに作業を中止し、上司に報告する。

リスク管理情報

リスク管理情報は、作業に伴う潜在的な危険を特定し、安全な作業環境を確保するために不可欠です。以下の項目を記載することで、作業中の事故やトラブルを未然に防ぎ、安全な作業遂行を支援します。緊急時の連絡体制や対応手順を明確にすることで、迅速かつ適切な対応が可能になります。

 

項目	説明	具体例
危険有害要因	作業中に発生する可能性のある危険有害要因を特定し、その種類と程度を記載します。	感電、高温による火傷、機械への巻き込み
安全対策	危険有害要因に対する具体的な安全対策を記載します。保護具の着用、安全装置の確認など、具体的な対策を明記することで、安全意識の向上に繋がります。	絶縁手袋を着用する、耐熱手袋を着用する、機械の可動範囲に立ち入らない
緊急時の対応	事故やトラブル発生時の対応手順を具体的に記載します。連絡先、避難経路、応急処置の方法なども含めると、迅速な対応が可能になります。	負傷者が発生した場合は、直ちに救急車を要請し、〇〇病院に搬送する。
不具合履歴	過去の不具合発生状況やその原因、対策などを記録することで、再発防止に役立ちます。発生日時、内容、原因、対策、担当者などを記載することで、詳細な情報を記録できます。	2024年10月1日、部品Aの破損が発生。原因は締め付けトルク不足。対策として、トルクレンチの使用を義務付けた。

その他

その他、作業手順書には、責任の所在を明確にするための情報や、関連資料への参照などを記載することで、作業全体の管理をスムーズに行うことができます。改訂履歴を管理することで、常に最新の情報に基づいた作業を行うことが可能になります。

 

項目	説明	具体例
承認者	作業手順書の内容を承認した責任者名と承認日を記載します。	〇〇部長　2024年10月26日承認
関連資料/参考資料	作業に関連する資料や参考資料があれば、その名称と保管場所、またはURLを記載します。	〇〇装置取扱説明書（社内ポータルサイト：〇〇）

 

これらの項目を網羅的に記載することで、作業の効率性、安全性、正確性を向上させるだけでなく、作業の標準化、属人化の防止、品質の向上にも貢献します。作業内容に合わせて適宜項目を追加・修正し、より効果的な作業手順書を作成しましょう。作業手順書の作成・管理には、「5S」の考え方も有効です。

製造業で作業手順書を効果的に運用するポイント

完成するまでに多くの時間と労力を要する作業手順書。しかし、完成させただけでは意味がありません。現場での運用がスタートした際には、作業手順書がただのマニュアルとなっている、作業がマンネリ化しているといった事態に陥らないよう注意しましょう。

 

作業手順書を効果的に運用するための4つのポイントをご紹介します。

定期的な見直しと更新

作業手順書は完璧なマニュアルではありません。作業手順書を運用しはじめたら、特に変化がなかった場合でも今以上に改善できる点はないか定期的にチェックしましょう。管理者を設けて管理する方法もおすすめです。定期的に更新することで、常に最新の情報を共有できます。

 

現場にいるすべての技術者の認識を統一してミスやトラブルを防ぎ、効率的に作業を進めるためにも、作業手順書は常にアップデートしておきましょう。

 

見直しの頻度	内容	担当者
毎日	本日の作業内容の振り返り、軽微な修正点の確認	作業担当者
毎週/毎月	作業手順全体の確認、改善点の洗い出し、新たなリスクの評価	作業担当者、チームリーダー
四半期/半期/毎年	大幅な改訂、法令・社内規定の変更への対応、関係部署との連携確認	管理責任者、関係部署代表

 

上記はあくまで一例です。自社の状況に合わせて適切な頻度と内容を設定しましょう。

現場担当者からのフィードバック

実際に作業を行う現場担当者からのフィードバックは、作業手順書を改善する上で非常に重要です。現場の声を積極的に集め、反映することで、より実用的で使いやすい作業手順書を作成できます。

フィードバックを集める方法

アンケートの実施：定期的にアンケートを実施し、作業手順書のわかりやすさや改善点などをヒアリングします。Googleフォームなどのツールを活用すると効率的に実施できます。

 

• ヒアリングの実施：現場担当者と直接対話することで、より具体的な意見や課題を収集できます。
• 提案制度の導入：現場担当者が気軽に改善提案を行える制度を設けることで、継続的な改善を促進できます。

フィードバックを反映する際のポイント

フィードバックの内容を整理・分析：集まったフィードバックを整理し、優先順位をつけることで、効率的に改善を進められます。

 

• フィードバックへの対応状況を共有：フィードバックを提供してくれた担当者には、対応状況を共有することで、モチベーションの向上に繋がります。
• 改善内容の効果検証：改善を行った後には、その効果を検証し、必要に応じてさらなる改善を行います。

 

PDCAサイクルを回すことで、作業手順書を継続的に改善し、作業効率の向上、品質の安定、そして安全な作業環境の実現を目指しましょう。

作業手順書のバージョン管理

作業手順書を更新する際には、必ずバージョン管理を行い、過去のバージョンも保存しておきましょう。これにより、変更履歴を把握することができ、問題発生時の原因究明や以前のバージョンへの差し戻しが容易になります。

 

バージョン管理には、バージョン番号を付与する方法や、変更履歴を記録する方法などがあります。Gitなどのバージョン管理システムを利用するのも効果的です。クラウドストレージサービスを活用し、アクセス権限を設定することで、複数人での作業や情報共有もスムーズになります。

関連法規・社内規定の遵守

作業手順書を作成・運用する際には、関連する法規や社内規定を遵守することが重要です。定期的に法規・社内規定の変更点を確認し、作業手順書に反映することで、コンプライアンス違反のリスクを低減できます。

 

例えば、ISO9001などの品質マネジメントシステムを導入している場合は、その要求事項に適合した作業手順書を作成する必要があります。

 

また、個人情報保護法などの個人情報に関する法令についても、作業手順書に適切な記載を行う必要があります。必要に応じて、法務担当者や専門家と相談しながら作成・運用を進めましょう。

最後に

作業手順書の作り方と内容、作成するメリット・デメリット、作り方と運用方法のポイントをまとめてご紹介しました。業務を効率良く進めるために必要不可欠な作業手順書は、作ったら終わりではなく定期的に内容をチェックし、変更・改善点は早急に修正しながら有効的に運用しましょう。

 

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