お役立ち記事
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2024.11.12
事務業務を改善するためには、小さな改善を積み重ねることで、業務全体の効率や生産性を大きく向上させることが重要です。
そこでこの記事では、事務業務の改善ポイントや成功事例などを紹介します。
また、改善手順に関しては製造業の場合を例に解説しています。
事務業務の効率化を目指す経営者やマネージャーの方は、ぜひ改善を進める際の参考にしてみてください。
目次
まず、事務業務を効率化するための小さな改善ポイントを5つ紹介します。
1つ目のポイントは、業務フローの全体的な見直しです。
多くの企業では、日々の業務がルーティン化されることで、不要なプロセスや無駄が発生しがちです。
業務の効率を高めるためには、まずすべての事務作業をリストアップし、以下の4点に注目してフローを見直します。
1．重複している作業はないか
2．承認プロセスに無駄がないか
3．手入力が多すぎないか
4．ボトルネックとなる作業や手順がないか
例えば、経費精算のプロセスが複数段階の承認を必要とする場合、それぞれの承認者がすぐに対応できないと作業が滞ることがあります。
このようなプロセスを一度洗い出し、もっと効率的にできるかを検討し、必要に応じて承認者を減らすなどの対策を実施しましょう。
また、必要のない会議や報告書の提出が業務の妨げになっている場合もあります。
従業員のフィードバックを積極的に取り入れ、無駄を省いていきましょう。
事務業務を効率化するためには、デジタルツールの活用を検討するのも重要なポイントです。
デジタルツールを活用することで、作業効率を飛躍的に向上させることが可能です。
現在では、さまざまな業務を自動化・効率化できるツールが存在します。
特に以下のようなツールの導入が効果的です。
【事務業務の効率化に効果的なツール】
例えば、経理業務においては、クラウド型の経理ソフトを利用することで、請求書の発行や支払い管理がリアルタイムで行えます。
電子化することで紙ベースの処理が削減されるため、業務のスピードと精度の向上にもつながります。
また、タスク管理アプリを導入すれば、従業員間での情報共有が容易になり、誰が何を担当しているのかが一目でわかります。
これにより、業務の進捗状況が可視化され、プロジェクトが滞ることなく進行します。
従業員に対して事務業務の量が多く負担になっている場合、アウトソーシングを活用して作業負担を減らすことも効率改善のポイントです。
特に、専門知識が必要な業務や、時間がかかりすぎる業務は外部に委託することで、社内リソースを有効活用できます。
よくアウトソーシングされるのは以下のような業務です。
【アウトソーシングがおすすめの事務業務】
アウトソーシングを利用することで、専門的な知識を持たない従業員が無理に作業をこなすリスクを減らし、重要なコア業務に集中できるようになります。
その結果として、業務の全体的な生産性の向上が期待できます。
業務マニュアルを整備することも、事務業務の改善に大きく役立ちます。
業務が属人化している場合、特定の人しか対応できない作業が発生することがあります。
一方で、マニュアルが整備されていれば、他の従業員でも簡単に業務を引き継ぐことができ、人の入れ替わりがあった際にも業務の停滞を防ぐことができます。
また、作業手順が明確になることで、ミスが減り、業務の品質向上にもつながります。
マニュアルを整備する際のポイントは以下の通りです。
【マニュアル整備のポイント】
事務業務を改善する際には、定期的な業務の見直しを行うことも重要なポイントです。
一度改善した業務フローやツール導入であっても、時間が経てば状況が変わり、新たな問題が発生する可能性があります。
定期的に業務の状況を確認し、問題点を洗い出して改善策を講じることが、長期的な効率化につながります。
ここからは、実際に事務業務の改善に成功した会社の事例を5つ紹介します。
三井住友海上あいおい生命保険株式会社では、事務センターでの業務が属人化し、ベテラン担当者の退職による業務継承が課題となっていました。
この課題を解決するため、事務手順や業務実績、相互支援を含む「見える化プロジェクト」を実施。
業務の標準化により属人化を解消し、安定した組織運営を確立しました。
この取り組みの結果、残業時間や空き時間が削減され、業務効率と品質向上が実現しました。
三菱造船株式会社は、紙の資料が多く、従業員が手作業で書類をスキャンして保存する手間が発生して業務効率が悪いという課題を抱えていました。
そこで電帳法対応のクラウド型文書管理サービスを導入し、業務効率化を図ることに。
紙書類の電子化を進め、RPAツールで書類の分類やダウンロード、登録を自動化。
その結果、ペーパーレス化と手作業削減に成功し、業務のスピードと精度が向上しました。
健康食品の通信販売を行う株式会社えがおは、残業が当たり前という社内風土に課題がありました。
そこで、より働きやすい環境を目指し、業務の見直しを実施。
作り込みすぎた資料作成やメールのやり取りを簡素化するなど、重要度の低い業務を削減しました。
その結果、残業ゼロを達成して従業員の負担が軽減され、生産性の向上に成功しました。
ネスレ日本株式会社は、島田工場でトラックの待機時間が長いという課題に直面していました。
配送先の情報が事前にわからず、出荷準備に時間がかかっていたためです。
この課題を解決するため、ビーコン技術を活用したIoTシステムを導入。
配送業者と倉庫業者と連携し、わずか3週間で運用を開始しました。
このシステム導入により、トラックの行き先が事前に把握できるようになり、待機時間を3割削減することに成功しました。
ゲンキー株式会社では、ドラッグストア運営において店舗スタッフからの問い合わせ対応が本部スタッフの負担となっていました。
この課題は、FAQやマニュアルを整備しても解決できませんでした。
そこで新たな解決策として、生成AIを活用したチャットボットの導入です。
チャット形式で簡単に情報を検索できるようになり、店舗スタッフの自己解決力が向上しました。
その結果、本部への問い合わせが大幅に減少し、本部スタッフがコア業務に専念できる環境が整いました。
成功事例のように事務業務の改善をしたいと思っても、何から進めていいかわからない方のために、ここでは製造業の場合を例にして具体的な手順を説明していきます。
まず、どこに無駄があるのかを把握するために、現在の業務フローを詳細に分析します。
具体的には、以下のポイントを確認しましょう。
【現状分析の3つのポイント】
次に、現状分析をもとに、具体的な問題点を特定します。
例えば、「手作業が多すぎる」「情報共有が不十分」「フォローアップが遅い」といった問題点が考えられます。
特に、製造業では、生産ラインと事務部門間の情報伝達が遅れることがよくあります。
こうした問題点をリスト化し、優先順位をつけてみましょう。
特定した問題点に対して、優先順位が高い順に業務フローを見直していきます。
製造業では、特に発注管理や在庫管理のフローを改善することが、生産効率に直接的な影響を与えるため、優先的な見直しが必要です。
効率的なフローへの再構築を目指し、承認プロセスの簡素化や情報管理の一元化などによって無駄な工程を削減しましょう。
事務業務の改善には、デジタルツールの活用も欠かせません。
製造業での事務業務の効率化には、特に生産スケジュールや在庫管理システムのデジタル化が効果的です。
生産計画の精度向上と遅延リスクの低減につながります。
新しい業務フローやツールを導入したあとは、従業員への教育が必要です。
全員が新しいシステムを使いこなせるように、定期的なトレーニングを実施しましょう。
製造業では工場現場との連携が欠かせないため、現場スタッフと事務部門の両方が新しいシステムに精通する必要があります。
最後に、KPI（重要業績評価指標）を設定し、業務改善の効果を数値で測定します。
製造業では、生産性や納期遵守率、在庫回転率といったKPIが重要な指標となります。
効果が見られない場合は、再度、業務フローを見直しましょう。
事務業務の改善は、日々の小さな変化の積み重ねが大きな成果につながっていきます。
まずは業務フローの見直しから始めて、ツールの導入や業務のアウトソーシング、マニュアル整備などを進めていきましょう。
もちろん1度やったら終わりではなく、定期的な見直しが必要です。
成功事例を参考にしつつ、自社の課題に合った改善策を導入して、業務の効率を高めましょう。
製造業で事務業務の改善を検討されている企業さまは、設備保全の改善も考えてみてはいかがでしょうか。
「MENTENA（メンテナ）」は、クラウド型設備保全システムを提供しています。
このツールを導入して工場の設備保全をクラウドで管理することで、予防保全や点検作業の効率化をサポートします。
工場の稼働率を大きく向上させるために、ぜひ導入をご検討ください。
執筆者
MENTENA編集部
製造業向けの業務効率化・業務改善に役立つコラムやセミナー、および有益な資料を通じて、実践的な情報を提供しています。最新のツールの使い方や業界の情報・トレンドを継続的に発信することで、製造業の皆様にとって信頼できる情報源となることを目指しています。
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