予備品管理は機械の修理・保全に不可欠！必要な在庫の欠品や超過を防ぐ方法とは？

予備品とは

予備品とは、工場など製造現場で使う機械を適切に保全し、機能させるためにストックしている必要な部品のこと。機械や設備が故障した場合、生産ラインが停止する時間をできるだけ短縮するために不可欠なものです。機械の変化や故障に即座に対応するためには、予備品の欠品を防ぐだけでなく、探索時間を減らすために過剰な在庫となるような発注をしないことも管理において重要なポイントとなります。

予備品管理を行う目的とは

製造現場に欠かせない予備品管理。具体的に、どのような目的で実施しているのでしょうか。予備品管理を行う3つの目的について、詳しく解説します。

工場内の機械設備の安定稼働

機械や設備が故障した際に、万が一予備品に欠品があると生産ラインが長時間停止してしまいます。予備品管理を適切に行っていれば、故障から復旧までにかかる平均修復時間（MTTR）をできる限り減らすことが可能となります。製品の生産が停滞しないよう、安定して機械を稼働させることが予備品管理の目的の1つです。

維持費や事務費のコスト削減

計画的に予備品の在庫を確保することで、発注にかかる事務費や在庫の維持費を減らすことができます。適切な予備品管理を行うことで、不必要な作業をせずにすむため、作業員の業務効率を向上させ、費用を減らすことにつながるのです。

機械設備・予備品の品質改善

予備品の消耗量を把握することで、機械で壊れやすい部分などを特定し、設備の弱点を発見できます。予備品の在庫を管理し、適切なタイミングで交換を欠かさないことは、予備品とともに機械設備の品質改善も同時に行っているといえるでしょう。

予備品の種類

予備品には、さまざまな種類があり、区分の仕方も見方によって変わります。今回は、一般的に活用されている3種類に分類したものを見て、入手のしやすさや消耗頻度、汎用性などさまざまな違いを押さえておきましょう。

消耗品（一般市販品）

消耗品（一般市販品）とは、JIS規格などをもとに製造された、入手しやすいもののことを言います。市販で購入できるものが多く、消耗頻度も高いことが特徴です。具体的には、ボルトやナット、鋼材などを指します。

機械部品（一般市販品)

機械部品（一般市販品）とは、機械メーカーが市販しており、型番がわかれば手に入りやすいもののこと。汎用性が高く、使用する頻度も高いことが特徴です。具体的には、油空圧機器部品や電機メーカー機器部品などのことを指します。

機器部品（個別購入品）

機器部品（個別購入品）とは、製造業を展開している会社独自の図面などによって調達するもので、入手しにくいもののことを言います。汎用性がなく、高額であるという特徴があります。具体的には、クレーンや伝導軸、歯車、車輪などのことを指します。

予備品管理業務の課題とは

予備品管理は、商品に直接関わる在庫管理でないために計画が立ちにくくマニュアルがないため、問題が起こりやすい業務です。生産ラインの停止にもつながってしまう予備品管理業務でよくある課題を3つご紹介します。

管理が属人化しがちになる

予備品管理は、生産に基づいて管理されている在庫と異なり、必要量や調達スピードを把握するには、多くの知識と経験が必要です。決まった計画表がないので、経験豊富な社員しか予備品管理ができないという「属人化」が進む問題が多発。担当者が急な異動になったり、退社したりすると、管理が引き継がれないことで予備品が欠品しやすくなります。

予備品の取り違えが起こる

予備品は見た目が似ている部品も多く、整理整頓が困難で在庫の位置が定まっていないことがあるため、取り違えが起きやすい傾向があります。特に、機械が故障した場合には作業員が焦って部品を間違ってしまうことも。

部品に触る人が自社の技術者や予備品管理者だけでなく、メンテナンス・入出庫作業の担当者と多くなるほど、予備品の正しい数も位置も把握することが難しくなります。業務委託者を雇っている場合には、さらに在庫の位置管理が複雑になるケースが少なくありません。ロケーション管理がしっかりできないために、倉庫内での業務が滞ってしまう傾向があります。

予備品在庫の欠品・超過

予備品管理者が実際に予備品を持ち出しているわけではなく、現場の作業員が部品を出し入れするために、どれだけの在庫を持っているのか正しく把握できないという課題もあります。実際、在庫の欠品を確認して発注したら、一時的に持ち出されていただけで、のちに返却されたというケースも。結果的に余分な在庫になってしまうことも少なくありません。

管理を行っていた社員の異動があった場合には、紙やエクセルなど複数の媒体を使って知識や在庫データを継承していることがあるため、記入漏れなど人的ミスが起こりやすいといえるでしょう。

予備品管理業務の課題を解消する方法と利点

予備品管理業務を適切に行うには、「業務の標準化」「ヒューマンエラーの削減」が重要です。

そこで、これらの点を網羅しつつ業務の課題を解決する策として、バーコードやタグを利用した「見える化」するシステムを利用し、情報を一元化することが挙げられます。では、課題を解消する「予備品管理の見える化」で得られる4つの利点には何があるのでしょうか。

属人化していた業務を標準化できる

経験豊富で熟練した社員しかできなかった予備品管理。計画が立ちにくく、マニュアルのない管理をするという困難な業務も、システムを利用すれば技術者の誰でも行える作業になります。

管理工数の減少につながる

予備品管理において必要な在庫数の確認や発注作業も、システム上で管理できるようになれば、人がすべての在庫を目視で確認する必要もなくなるのです。人件費や事務費の削減にもつながるといえるでしょう。

必要な予備品を探索する時間が減少する

在庫管理を見える化することで、無駄な在庫が減り、予備品を整理整頓しやすくなります。本当に必要な在庫しか置いていないため、ロケーション管理がしやすく、多くの作業員が予備品の所在地を把握できるようになるでしょう。

予備品在庫の数を適切に保つことができる

情報を一元化することで、よくある課題として挙げられた在庫の欠品・超過を防ぐことができます。在庫の出し入れをする際に紙やエクセルなど複数の媒体を使用しないことで、ヒューマンエラーも大幅に減少。今まで不必要な在庫にかけていた維持費も抑えることができるでしょう。

最後に

機械設備の修理保全に必要な「予備品管理」の目的や問題点、解消法に至るまでを解説しました。製造業において、生産ラインのかなめともいえる「予備品管理」。必要な在庫の欠品や超過をなくすことは、機械設備や予備品の品質改善だけでなく、生産性の向上にも直結します。

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