チェックリストのメリットとは？作り方や現場で活用するコツも解説

チェックリストとはどのようなリスト？

 

チェックリストとは、業務内容やタスクをシンプルな項目にして「見える化」したツールのこと。仕事を進めるうえで、完了した手順や作業内容にチェックマークをつけて業務を管理します。

製造業だけでなく、さまざまな業種で活用されているチェックリスト。必要書類の確認や、日常生活におけるタスク管理など私たちの生活にも役立ちます。チェックの有無を確認すれば、作業内容やタスクの進捗状況を一目で理解できるでしょう。

 

チェックリストを取り入れるメリット

 

チェックリストを業務に取り入れることで、さまざまなメリットが得られると考えられます。

 

作業ミスなどを防止できる

いかに作業に慣れていても、タスクを忘れたり、順番を間違えたりなどのミスや漏れは起こってしまうものです。そんなとき、チェックマークをつけて作業を行うチェックリストがあれば、項目を確認しながら進められます。
作業内容や手順など必要事項が明記されたチェックリストを活用することで、ミスや抜け漏れを防止できるでしょう。ミスの多い社員や、見落としやすい作業などある場合の再発防止にも役立ちます。

 

全体の業務が一目で分かるわかる

やることや必要な項目を可視化できるチェックリスト。働いていると、単純な作業ばかりをこなすだけでは済みません。ですが、複雑でやるべきことが多くなると、頭のなかだけでは整理しきれないでしょう。
作業内容だけでなく、業務の流れや工数などを把握するうえでチェックリストを活用すれば一目で確認できるため、自分がやるべき作業はもちろん、業務の全体を認知できるのです。
また、スケジュールを立てやすくなることで、納期に遅れることも少なくなるでしょう。

 

業務の効率化に役立つ

今やるべき作業などが素早く確認できるチェックリストを見れば、作業の効率も良くなると考えられます。もし改善点があった場合、それをチェックリストに加えることで、次回からの作業効率が格段に向上するでしょう。
一人ひとりのパフォーマンス性も高まるので、生産性向上も見込めます。

 

作業の品質が保たれる

チェックリストを見ながらの作業は、品質アップにもつながります。ミスが起こりやすい箇所や注意点を洗い出すことで、業務の質が向上します。また、チェックリストがあれば経験年数に関係なく誰でも作業を行えるようになるため、品質が均一に保たれるといえるでしょう。「あの人しかわからない」といった属人化も防げます。

 

チェックリストの作成手順

 

ここからは、チェックリストの作り方を具体的にご紹介します。以下の順番に沿って作成していくとスムーズです。

 

 

1.作成・管理するツールを選ぶ

まずはチェックリストを作成・運用していくツールを選びましょう。具体的には紙やExcel、Wordなどの電子ツールがあります。紙の場合、損傷や紛失の可能性もあるため、管理しやすい電子データでの作成がおすすめです。複数人でチェックリストを管理する場合は、メンバー全員が利用しやすいものを選びましょう。

 

2.時系列に沿って必要な項目をリストアップする

次は、業務内容を時系列で書き出しましょう。やるべき作業や手順など、チェックしたい項目を一つひとつ洗い出します。手順はできるだけ細かいほうが、ミスや漏れ防止につながります。現場で働く人にしかわからない内容やポイントがあることも考えられるため、担当者に確認することが大切です。

 

3.チェックリストを作る

ピックアップした内容をもとにチェックリストを作っていきます。書き出したリストをカテゴリ別にして、それをさらに細分化することでミスのない作業ができるようになるでしょう。しかしあまり細かすぎると、無駄な確認作業が増えてしまうため、本当にチェックする必要がある項目かどうかを判断することが大切です。

 

4.利用者と共有し、修正を行う

チェックリストが完成したら、確認作業を行います。その際に、チェックリストを利用する人全員で共有することが重要です。利用者全員で確認すれば、リスト漏れや修正箇所などを明確にできます。単純にチェックリストを見るだけではなく、実際に現場で活用してもらうとより不足している箇所がわかりやすいでしょう。そしてもし修正があれば、すぐに対応して実用化を目指していきます。

 

チェックリストを作成するときの注意点

 

チェックリストは極めてシンプルな管理方法ですが、さまざまな効果が期待できます。一方でシンプルであるがゆえに、効果を発揮するには作り方が大切になってくるのです。
ここでは、チェックリストを作る際に気をつけたいポイントを解説します。

 

 

作成する目的をはっきりさせる

使用する目的やどのような場面で利用するのかを明らかにすることが大切です。これらを明確にしていないと、作成するだけで満足してしまい、実際に利用されないことも考えられます。しっかりとイメージして内容を具体化するとよいでしょう。

 

誰もが見やすい・わかりやすいように工夫する

作成するときは、利用する人がわかりやすい、見やすいと感じるものにするのがポイントです。わかりにくいと、浸透しないまま使用されなくなるかもしれません。タイトルや重要事項は色やフォントサイズを変えるなどの、視覚的な工夫をしましょう。また、具体的な数字などを記載して判断基準を明確にすることも大切です。誰が使っても同じ結果になるため、品質の安定につながるでしょう。

 

文章をシンプルにする

チェックリストを使うのは、現場のスタッフです。チェックリストを見てすぐに理解できるよう、シンプルな文章を心がけましょう。また、新人や経験の少ない人が使用することも考えて、専門用語には説明を入れ、情報は簡潔にまとめるなどの工夫も必要です。

 

適切な項目数にする

ミスを防ぎたいからとチェック項目を多くし過ぎると、利用者の負担が増えてしまいます。だからといって少なすぎるとミスや漏れにつながる可能性も。製造現場の状況や利用者に合わせて、適切な項目数を設定しましょう。

 

 

チェックリストを定着させるためのポイント

 

チェックリストが完成したとしても、現場に浸透、定着しなければ意味がありません。ここでは、チェックリストを上手に取り入れて運用するコツをご紹介します。

 

 

必要性を理解してもらう

チェックリストを利用する人に、その必要性を理解してもらうことが重要です。なぜ必要なのかをわかっていないと、「チェックすればOK」となってしまい、効果が得られないことも考えられます。

 

改善しながら運用する

チェックリストを上手に活用し効果を得たいなら、定期的に見直し・改善していくことが大切です。利用者の声を聞き、業務に合ったものへと修正していきましょう。

 

管理者を設ける

チェックリストの利用者が多ければ、きちんと運用されているのかわからなくなることも。管理者を設けてチェックリストの提出を行うなどのルールを設定することで、確実な運用につながるでしょう。

 

最後に

 

チェックリストの重要性や作り方、作成時のポイントなどをご紹介しました。作業のミスや漏れを防ぐにはチェックリストが有効ですが、現場のことを考えて使いやすいフォーマットでないと意味がありません。

 

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