Excel管理に限界を感じたら？いま選ぶべき次のステップとは

Excelは使いやすく、多くの企業で台帳管理やタスク管理に活用されています。

しかし、本来は表計算用ツールであり、大量データの蓄積や継続的な管理には向いていません。使い続けるうちに、業務効率の低下やメンテナンスの煩雑化が発生することもあります。

この記事ではExcelに限界を感じた時に次に進めるステップ、そしてExcel管理を補完・代替する最新の管理システムについて紹介します。

特に、MENTENAのような保全管理ツールを活用することで、Excelへの依存を脱し、現場の情報を一元化して業務効率を大幅に向上させる方法について解説します。

Excelの“やめ時”チェックリスト

まず、こちらをご確認ください。あなたの職場や作業環境に当てはめて、いくつ当てはまるかチェックしてみましょう。

▢ Excelの管理ファイルが増えすぎて、どれが最新かわからない

▢ 点検状況をリアルタイムで把握できず、更新のタイムラグが発生している

▢ 履歴管理が複雑化し、過去の点検記録を探すのに時間がかかる

▢ 不具合を発見しても、その場で作業計画を立てられない

▢ ファイルが重くなり、開くだけでストレスがかかる

▢ 担当者しか扱えない複雑なマクロがあり、属人化が進んでいる

▢ 共有フォルダやメールでのやり取りが多く、更新作業に時間がかかる

▢ “Excelを直すこと”が業務の一部になってしまっている

いかがでしたでしょうか？これらの項目に複数当てはまる場合、

Excelではもはや現場の求めるスピード・正確性・共有性を支えきれていない可能性があります。

では実際、Excelの限界が来た時にどうすればよいのか？いくつかの選択肢をご紹介します。

「いきなりシステム導入は難しい」という場合におすすめです。

・高い共有性

・同時編集が可能

・履歴管理が強力

・データベースに近いリスト管理

・権限管理や共有が強い

・Excelの更新を自動化

・通知やワークフローの自動化が可能

→ただし、これらはあくまで補助的。点検計画や作業指示など、保全管理に必要な機能は不十分です。

タスク管理を中心に、Excelより強力な部分があります。

・タスク管理に強い

・シンプルな点検・予定管理なら対応できる

・データベース構築が容易

・点検台帳的な運用も可能

→ ただし、設備情報・点検スケジュール・不具合管理など、本格的な保全には限界があります。

Excelの限界を抜本的に解決できる最も有効な選択肢です。設備保全に特化したツールの為、現場で設備管理を行う多くの業種の方に特におすすめです。

・簡単操作で現場でも使いやすい

・点検・履歴を一元管理できる

・情報をリアルタイムで共有できる